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Change Management e formazione: l'introduzione di un nuovo sistema informativo in azienda

Le Compagnie di Assicurazione si trovano oggi a dovere affrontare trasformazioni radicali nella cultura, nei processi e nei sistemi informativi. Il cambiamento che è diventato un imperativo per tutti coloro che vogliono essere competitivi nel mercato è il change management, un approccio strutturato al cambiamento negli individui e nelle organizzazioni, il quale si attua in funzione di quest'obiettivo e abilita le aziende ad agire in modo dinamico e proattivo.

Ogni impresa, partendo dalla considerazione degli obiettivi e dalle aspettative aziendali, realizza e gestisce il cambiamento in funzione di quattro punti cardine: l'accettazione della necessità di cambiamento, la determinazione degli obiettivi da raggiungere, l'accurata pianificazione del processo e la trasparenza della comunicazione. Se paragoniamo l'organizzazione di un'azienda a un organismo biologico, quindi a un sistema organico, globale e organizzato, la gestione del cambiamento rappresenta un intervento radicale che incide sul DNA stesso di un'organizzazione. In altre parole, i cambiamenti sugli elementi di cui è formato il DNA si ripercuotono sull'organizzazione e ne determinano l'evoluzione. I progetti di cambiamento si traducono spesso in modifiche nei compiti, negli individui (conoscenza, atteggiamenti e capacità), nella tecnologia o nella struttura organizzativa (organigramma, procedure, forme di coordinamento). Un cambiamento in uno di essi implica spesso conseguenze sugli altri. Ai singoli e alle imprese è richiesta continua flessibilità e capacità di adattamento, ma per assicurarsi vitalità e crescita nel lungo termine è necessario anche riorganizzare le proprie capacità; così inteso il cambiamento diventa una vera e propria attività strategica che genera opportunità di business.

Dal punto di vista organizzativo il processo di transizione che soggiace ad un cambiamento come l'introduzione di un nuovo sistema informativo in azienda, implica in primo luogo un salto culturale che pervade tutti i livelli della Compagnia di Assicurazione e prevede necessariamente una serie di attività che accompagnino le "risorse umane" coinvolte. Tutti gli individui infatti oppongono una naturale resistenza al cambiamento che può essere superata attraverso opportune attività di formazione.

Il successo delle attività di cambiamento dipende quindi dalla capacità di innovare non solo aspetti tecnici, ma anche, e soprattutto, sociali e culturali. Gli obiettivi di un progetto formativo che si ispiri a questa filosofia sono quelli di fornire la piena padronanza nell'uso del nuovo sistema informativo da parte di tutti i suoi utenti, di operare affinchè i cambiamenti nei progetti aziendali che vengono indotti dal nuovo sistema siano compresi e acquisiti dai partecipanti alla formazione, di cercare la massima efficienza nel processo di erogazione, in termini sia di impegno da parte dei discenti, sia dei tempi e costi di trasferta di discenti e docenti per la formazione in aula, sia infine di elapsed time per l'erogazione della formazione, sfruttando a tal fine tutte le componenti tecnologiche e logistiche, nonché le competenze specialistiche in possesso del cliente e del fornitore. Queste attività richiedono un'accurata progettazione e l'adozione di una strategia didattica che preveda la realizzazione di svariate attività tra cui sessioni teoriche, pratiche, test di apprendimento, interattività con la classe e approfondimenti.

Un momento cruciale è la gestione della transizione dal vecchio al nuovo sistema, momento in cui diventa un fattore di successo una professionale assistenza on-site. Essa deve concentrarsi a supportare gli utenti nelle problematiche tecnologiche, applicative e, soprattutto, in modo da rendere immediatamente operativi sul proprio business gli operatori. Il supporto al cambiamento viene realizzato anche attraverso un particolare e supplementare servizio di Help Desk durante tutta la fase del Roll Out.

Una formazione di questo tipo diventa dunque una variabile strategica, un fattore di integrazione e sviluppo dell'intera organizzazione, essenziale nel processo di introduzione di un nuovo sistema informativo, ma più in generale per affrontare qualsiasi processo di cambiamento.

Fonte: A cura di Cetif - Centro di Ricerca su Tecnologie, Innovazione e servizi Finanziari dell'Università Cattolica di Milano