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La soluzione Full Outsourcing per la Digitalizzazione e l'Archiviazione Sostitutiva

Come per i documenti cartacei, anche per i documenti elettronici è necessario gestire un archivio organizzato e facilmente consultabile: l'archivio elettronico, cioè il "luogo" incui sono custoditi tutti i documenti emessi in uno o più contesti di produzione documentale.

Per consentire la gestione di un servizio completo per la dematerializzazione a norma dei documenti, indipendente dalla tipologia di documenti trattati, la soluzione più adatta è quella capace di gestire la conservazione a norma dei documenti digitali, sia in modo autentico (documenti che nascono digitali) che sostitutivo (documenti digitali che sostituiscono la carta).

Secondo la normativa DPR n. 445 del 28/12/2000 – DCM 8/2/99 – DPR n. 513 del 10/11/97 – Legge n.59 del 15/3/97 è possibile assegnare ad un documento così strutturato lo stesso valore di un documento su carta con firma autografa, permettendo quindi la trasformazione dei processi di documentazione su carta in processi di documentazione informatizzati con notevoli benefici tra cui la riduzione degli spazi occupati oltre alla riduzione dei costi di gestione.

La firma digitale assolve diversi compiti necessari a permettere l'utilizzo ufficiale del documento:

  • Garantisce che il documento non è stato alterato in alcun modo dalla sua emissione (protezione)
  • Permette di identificare senza possibilità di dubbio chi ha autenticato il documento (autenticazione)

Il concetto base di questa struttura è il Documento Informatico, inteso come entità binaria costituita da informazioni in formato XML e da una o più firme digitali.

La de materializzazione è quindi indipendente dal tipo di documento archiviato, permettendol'integrazione con altri sistemi di produzione di documenti elettronici, rispettando i seguenti requisiti:

  • Completezza: presenza di qualsiasi documento emesso
  • Robustezza: garanzia di consistenza dei dati inseriti
  • Sicurezza (security): protezione dalla manipolazione non autorizzata dei dati
  • Affidabilità (safety): indipendenza dai guasti dell'hardware
  • Chiarezza: facilità di consultazione secondo diversi criteri di ricerca.

Per far fronte a tutte le esigenze, questa soluzione consente ad una Compagnia di Assicurazione di esternalizzare la gestione dei documenti relativi alle polizze di assicurazione, con l'obiettivo di poter raggiungere, nel più breve tempo possibile, ad una completa dematerializzazione di tali documenti.

Nel caso specifico, il processo di informatizzazione della memoria documentaria, deve includere inoltre, per produrre risultati efficaci, il controllo sulla corretta formazione del documento e il governo del ciclo documentale in tutte le sue fasi incluso quello della conservazione: nessun processo di trasformazione può avere successo se non prevede la definizione di procedure e il controllo gestionale pianificato di tutte le fasi.

Fonte: RGI